Tietosuojaseloste


Vaalijalan kuntayhtymän henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.
Laadittu 30.4.2018.
 

  1. Rekisterinpitäjä

    Vaalijalan kuntayhtymä (0207327-0)
    Nenonpellontie 40, 76940 Nenonpelto
    015 783 111, vaalijala@vaalijala.fi

  2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

    Tietosuojavastaava Anne Kemppi-Särkkä
    Nenonpellontie 40, 76940 Nenonpelto
    050 389 9413, anne.kemppi-sarkka@vaalijala.fi
  3. Rekisterin nimi

    Erityishuollon asiakasrekisteri (Effica)
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa kuntayhtymän toimialaan liittyvää lakisääteistä tehtävää: järjestää, suunnitella ja toteuttaa kehityisvammaisten erityishuoltoa ja vammaispalveluja Vaalijalan kuntayhtymässä.

    Rekisteröinnin tarkoituksena on yksilöidä asiakkaat, dokumentoida asiakkaan palveluiden tarve, suunnittelu ja toteutus, laskuttaa toteutuneet palvelut kunta- ja asiakaslaskutuksena sekä tilastoida palvelujen käyttö.

    Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat seuraavat lait:
    Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999); Henkilötietolaki (523/1999); Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999); Arkistolaki (831/1994); Asetus viranomaisen toiminnasta ja julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999); Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000); Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007); Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009); Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (817/2015); Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992); Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977); Laki kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain muuttamisesta (381/2016); Lastensuojelulaki (417/2007); Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015); Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679).
  5. Rekisterin tietosisältö

    Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot
    - nimi
    - henkilötunnus
    - osoite
    - puhelinnumero
    - huoltajan, edunvalvojan tai muun läheisen yhteystiedot

    Palvelua koskevat tiedot
    - erityishuollon päätös
    - muu päätös
    - palvelun suunnittelu, toteutus ja arviointi

    Tiedot ovat salassa pidettäviä
    - Laki viranoimaisen toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
    - Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
    - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 ja 15 § (812/2000)
    - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)

    Tietoja ei yhdistetä muihin henkilötietorekistereihin.
  6. Säännönmukaiset tietolähteet

    Asiakas, omaiset, henkilöstö ja viranomaiset.

    Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa antamalla kirjallisella suostumuksella palvelun suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi tai arvioimiseksi tarvittavia tietoja voidaan pyytää muista sosiaali- tai terveydenhuollon organisaatioista tai koulutoimesta.

    Ilman suostumusta pyydettäessä tietoja Vaalijalan kuntayhtymän ulkopuoliselta taholta tulee määritellä säädös, jonka mukaan tietojen pyytäjällä on oikeus saada tiedot. Tietojen saamisesta tehdään asiakastietojärjestelmään asiakasasiakirjalain 11 §:n mukaiset merkinnät.
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

    Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja ja henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Luovutusperusteena on ensisijaisesti asiakkaan suostumus.

    Asiakas tai asiakkaan laillinen edustaja voi peruuttaa antamansa suostumuksen. Kielto tai peruminen ei koske jo luovutettuja tietoja.

    Alaikäinen voi, huomioon ottaen hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei kieltäminen ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on oikeus tiedon saantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ssä säädetään.

    Sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 17-18 §:ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla asiakastietoja voidaan luovuttaa myös ilman asiakkaan suostumusta. Potilaslain 13 § mukaan toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle saadaan antaa potilaan tutkimuksen tai hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä asiakirjoja, jos potilaalla ei mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa tai suostumusta ei saada tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan tilan vuoksi.

    Myös kuolleen henkilön asiakastiedot ovat salassapidettäviä ja niistä voidaan luovuttaa tietoja vain erillistä perusteltua hakemusta vastaan sille, jolla on niihin oikeus. Rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudessa 28 §).

    Tietojen luovuttamisesta ulkopuolisille tehdään asiakasasiakirjalain 10 § mukaisesti merkinnät manuaalisten asiakirjojen luovutusluetteloon tai asiakastietojärjestelmään.

    Säännönmukaisia luovutuksia tapahtuu:
    - Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (hoitoilmoitukset L1073/1992/6 § ja L556/1989, A 774/1989)
    - Kansaneläkelaitos (läsnäolotiedot L568/2007)
    - Asiakkaan jatkohoidosta ja kuntoutuksesta huolehtiville asiakkaan suostumuksen perusteella
    - Tutkimuskäyttöön tieteellistä työtä varten (luvanvarainen)
    - Asiakkaalle hoitoyhteenveto ja kuntoutussuunnitelma tarvittaessa ja erityishuoltoa koskevat päätökset aina
  8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Ei tietojen siirtoa.
  9. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Asiakaskertomuksen paperitallenteet säilytetään erillisessä, lukollisessa arkistokaapissa siinä yksikössä, jossa asiakas saa palvelua. Asiakaskertomuksia käsittelevät vain henkilöt, jotka osallistuvat asiakkaan palveluiden suunnitteluun ja toteutukseen.

    Asiakassuhteen päätyttyä manuaalinen ja pitkäaikaisesti säilytettävä aineisto siirretään päätearkistoon. Asiakkaan muuttaessa toiseen yksikköön, siirretään manuaalinen aineisto uuteen yksikköön ja uudessa yksikössä tarpeeton ja pitkäaikaisesti säilytettävä aineisto päätearkistoon.

    Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paloturvallisessa arkistoholvissa (keskusarkisto), jonka avain luovutetaan vain tunnetuille vaitiolovelvollisille työntekijöille. Laskentasihteerin hallussa olevat paperiasiakirjat säilytetään laskentasihteerin työhuoneessa noin kaksi vuotta, aktiivisen käyttötarpeen, jonka jälkeen laskun lähete siirretään keskusarkistoon. 

    Sähköisessä muodossa olevan tietoon on pääsy vain siihen oikeutetuilla, jotka kirjautuvat tietokoneelle käyttäjätunnuksella ja salasanalla
  10. Tarkastusoikeus

    Asiakkaalla tai asiakkaan laillisella edustajalla (huoltaja tai laajennettu edunvalvoja) on oikeus tarkastaa asiakasrekisteritietonsa (HetiL 26 §). Tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona tai kirjallisella Rekisteritietojen tarkastuspyyntö -lomakkeella, joka lähetetään Vaalijalan kuntayhtymän postiosoitteeseen. Suullisesti pyydettäessä tietojen tarkastusta kirjallisen tarkastuspyynnön täyttämisessä autetaan tarpeen mukaan. Pyyntöä ei tarvitse perustella. Pyyntöä ei voi tehdä valtakirjalla.

    Tarkastus toteutetaan kuukauden kuluessa tarkastuspyynnöstä. Rekisteritietojen tarkastajan henkilöllisyys tarkastetaan ennen tietojen tarkastamista. Tarkastamisoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. Terveydentilaa koskevat tiedot antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö. Lääkärin luvalla tiedot voi antaa kopioina tai tulosteina.

    Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 §).

    Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, tulee siitä antaa kirjallinen kieltäytymistodistus (HetiL 28 §), jossa on mainittava myös kieltäytymisen syy. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi esimerkiksi www.tietosuoja.fi -sivulta tulostettavalla Pyyntö tarkastusoikeutta koskevan määräyksen antamiseksi -lomakkeella osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto. PL 315, 00181 Helsinki.
  11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

    Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:
    Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden sisällä, oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona taikka Vaalijalan kuntayhtymän kotisivuilta tulostettavalla Rekisteritietojen korjaamisvaatimus -lomakkeella. Korjausvaatimusta ei tarvitse perustella. Vaatimusta ei voi tehdä valtakirjalla.

    Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy korjaamasta tietoja, kieltäytymisestä tulee antaa kirjallinen ilmoitus, jossa on mainittava syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi esimerkiksi www.tietosuoja.fi -sivuilta tulostettavalla Pyyntö tietojen korjaamista koskevan määräyksen antamiseksi -lomakkeella, osoite Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki.
  12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle:
    Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi
  13. Muu informaatio

    Tietosuojaseloste on nähtävillä Vaalijalan internet-sivuilla Tietosuoja-osiossa sekä Vaalijalan kuntayhtymän virallisella ilmoitustaululla, toimistorakennus 5, Nenonpelto, Pieksämäki. Yleiseen tietosuojainformaatioon voit tutustua osoitteessa www.tietosuoja.fi.