Tietosuojaseloste

Vaalijalan kuntayhtymän henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 31.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

    Vaalijalan kuntayhtymä (0207327-0)

    Nenonpellontie 40, 76940 Nenonpelto

    015 783111, vaalijala@vaalijala.fi

  2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

    Koulutussuunnittelija Maarit Luojus

    Nenonpellontie 40, 76940 Nenonpelto

    050-3899213, maarit.luojus@vaalijala.fi

    Tietosuojavastaava Anne Kemppi-Särkkä

    Nenonpellontie 40, 76940 Nenonpelto

    050-3899413, anne.kemppi-sarkka@vaalijala.fi

3.  Rekisterin nimi

     Koulutuskeskus Myötätuulen koulutuskalenteri Vaalijalan kuntayhtymän internet-sivuilla

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida Vaalijalan kuntayhtymän koulutuskeskus Myötätuulen järjestämien koulutusten osallistujatietoja. Kerättäviä tietoja käytetään koulutusten toteutuksessa, seurannassa, raportoinnissa, koulutuksien markkinoinnissa, laskutuksen, kahvitus/ruokailun tilauksen perusteena, mahdollisen todistuksen kirjoittamiseen, koulutukseen kutsujen ja koulutusmateriaalin lähettämiseen.

Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat seuraavat lait:

Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999); Henkilötietolaki (523/1999); Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999); Arkistolaki 831/1994; Asetus viranomaisen toiminnasta ja julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999; Terveydenhuoltolaki / Täydennyskoulutusvelvoite 1326/2010, Sosiaalihuoltolaki  1301/2014, Laki työnantajan ja  henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa 449/2007, Laki koulutuksen korvaamisesta 1140/2013, Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö muodostuu tiedoista, jotka henkilö luovuttaa ilmoittautuessaan koulutukseen.

Henkilöä pyydetään ilmoittamaan seuraavat yksilöintitiedot:

- Etunimi

- Sukunimi

- Tehtävänimike

- Työpaikka

- Sähköpostiosoite

- Puhelinnumero

- Allergiat/erityisruokavaliot

Lisäksi pyydetään ilmoittamaan seuraavat laskutustiedot:

- Maksajan nimi

- Laskutusosoite

- Verkkolaskutusosoite

- Viite

Ilmoitettuja tietoja tallennetaan HR-koulutustietojärjestelmään.

Osa tiedoista on salassa pidettäviä

- Laki viranoimaisen toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

Tietoja ei yhdistetä muihin henkilötietorekistereihin.

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Vain koulutukseen ilmoittautuneen ilmoittamat tiedot Vaalijalan internet-sivulla kohdassa Koulutuskalenteri.

7.  Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Ilmoittautumisen yhteydessä saadut tiedot luovutetaan kuntayhtymän taloustoimistoon laskutusta varten ilman arkaluonteisia henkilötietoja sekä ilmoittautumislista koulutuksen vastuuhenkilölle.

Henkilön ilmoittautumistietoja luovutetaan tarvittaessa taholle, jolla on asiallinen yhteys koulutukseen esimerkiksi Vaalijalan laskutussihteeri. Henkilö- tai muita arkaluontoisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle esimerkiksi suoramarkkinointia varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa.

9.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika on 10 vuotta.

Koulutuksista ja henkilöistä syntynyttä tietoja säilytetään seuraavissa paikoissa:

a)       Vaalijalan HR-järjestelmä ja henkilötiedot (sähköinen)

b)       Vaalijalan keskusarkisto (paperiset osallistujalistat)

c)       laskentasihteerin oma arkisto (paperinen, loppusäilytys keskusarkistossa) sekä

d)       laskentasihteerin sähköinen asiakasrekisteri.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paloturvallisessa arkistoholvissa (keskusarkisto), jonka avain luovutetaan vain tunnetuille vaitiolovelvollisille työntekijöille. Laskentasihteerin hallussa olevat paperiasiakirjat säilytetään laskentasihteerin työhuoneessa noin kaksi vuotta, aktiivisen käyttötarpeen, jonka jälkeen laskun lähete siirretään keskusarkistoon.  

Sähköisessä muodossa olevan tietoon on pääsy vain siihen oikeutetuilla, jotka kirjautuvat tietokoneelle käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätunnus ja siihen liittyvä salasana ovat henkilökohtaisia eikä niitä saa luovuttaa muiden käyttöön. Salasana on heti muutettava, jos se on saattanut tulla toisen henkilön tietoon.

10.  Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä tai hänen laillisella edustajalla (huoltaja tai laajennettu edunvalvoja) on oikeus tarkastaa asiakasrekisteritietonsa (HetiL 26 §). Tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona tai kirjallisella Rekisteritietojen tarkastuspyyntö -lomakkeella, joka lähetetään Vaalijalan kuntayhtymän postiosoitteeseen. Suullisesti pyydettäessä tietojen tarkastusta kirjallisen tarkastuspyynnön täyttämisessä autetaan tarpeen mukaan. Pyyntöä ei tarvitse perustella. Pyyntöä ei voi tehdä valtakirjalla.

Tarkastus toteutetaan kuukauden kuluessa tarkastuspyynnöstä. Rekisteritietojen tarkastajan henkilöllisyys tarkastetaan ennen tietojen tarkastamista. Tarkastamisoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa.

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 §).

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, tulee siitä antaa kirjallinen kieltäytymistodistus (HetiL 28 §), jossa on mainittava myös kieltäytymisen syy. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi esimerkiksi www.tietosuoja.fi -sivulta tulostettavalla Pyyntö tarkastusoikeutta koskevan määräyksen antamiseksi -lomakkeella osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto. PL 315, 00181 Helsinki.

11.  Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden sisällä, oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta, oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Korjauspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona taikka lähettämällä paperinen  Rekisteritietojen korjaamisvaatimus -lomake, joka lähetetään Vaalijalan kuntayhtymän postiosoitteeseen Lomake löytyy Vaalijalan nettisivuilta välilehdeltä Koulutus, Tietosuoja-osiosta. Korjausvaatimusta ei tarvitse perustella. Vaatimusta ei voi tehdä valtakirjalla.

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy korjaamasta tietoja, kieltäytymisestä tulee antaa kirjallinen ilmoitus, jossa on mainittava syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi esimerkiksi www.tietosuoja.fi -sivuilta tulostettavalla Pyyntö tietojen korjaamista koskevan määräyksen antamiseksi -lomakkeella, osoite Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki.

12.  Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn

liittyen. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki 

Sähköposti: tietosuoja@om.fi 

13.  Muu informaatio

Tietosuojaseloste on nähtävillä Vaalijalan internet-sivuilla, Koulutus-sivulla ja Tietosuoja-osiossa sekä Vaalijana kuntayhtymän virallisella ilmoitustaululla, toimistorakennus 5, Nenonpelto, PIEKSÄMÄKI.Yleiseen  tietosuojainformaatioon  voit  tutustua  osoitteessa www.tietosuoja.fi.